Офисный переезд. Почему перевозку мебели нужно доверить профессионалам

Переезд офиса может быть легким и быстрым, а может превратиться в большую и затянувшуюся проблему. Ключевой момент, который разграничивает эти две крайности — подготовка. И принимая во внимание, то, что каждый день простоя офиса приносит серьезные убытки, готовиться к переезду стоит тщательно.

Подготовка к переезду офиса

Даже простой переезд из одной квартиры в другую доставляет массу проблем. Смена же офиса — на порядок более сложная задача. В этом случае приходится перевозить дорогостоящую оргтехнику, тяжелые сейфы, и самое главное — документы.

В отличии от квартиры, переезд офиса не заканчивается выгрузкой доставленных вещей. До тех пор, пока все оборудование, мебель и документация не будут приведены в надлежащий порядок и сотрудники не смогут вновь приступить к рабочим обязанностям, компания будет нести убытки. Поэтому наилучший способ сменить месторасположение фирмы — заказать комплексный переезд под ключ от проверенного мувинг агентства. Но в любом случае перед переездом следует уделить особое внимание следующим вопросам: 

• Ответственность и субординация. Решение любой задачи, в которой участвует больше двух человек, требует слаженности. Даже если компания решила воспользоваться услугами moving агентства, ее менеджменту все равно стоит четко распределить ответственность между своими сотрудниками. За переезд отдела, помещения или определенного типа техники должны отвечать не все, а конкретный человек. Например, системный администратор вполне естественно может взять на себя ответственность за офисную технику;
• Если компания переезжает собственными силами, о необходимом запасе упаковочного материала нужно позаботиться заранее. Коробки, упаковочная пленка, веревки, скотч и т.п. должны быть под рукой;
• Вещи сотрудников стоит перевозить в отдельных персональных коробках с обязательной пометкой кому именно принадлежит ее содержимое;
• Документацию на бумажных или электронных носителях, а также прочие важные предметы лучше перевозить отдельно. При этом, чем тщательнее документы будут рассортированы и систематизированы на стадии подготовки, тем меньше времени уйдет на возвращение бизнеса к полноценной работе;
• За перевозку хрупких и ценных вещей стоит назначить отдельное ответственное лицо, которое проследит за аккуратностью упаковки дорогостоящего оборудования. Компьютеры рекомендуется помещать в отдельные коробки, складывая туда все принадлежности. Мониторы не лишним будет защитить упаковочной пленкой.
• Переезжая в новое помещение, стоит заранее подготовить схему расположения мебели, рабочих мест и оргтехники. Офис сможет гораздо быстрее приступить к работе, если перевезенные вещи сразу же будут складываться в нужных комнатах, а сотрудники будут знать где находятся их новые рабочие места. 

Сложности и пути их решения 

• Транспортировка тяжелых и негабаритных вещей. В офисе нередко встречаются крупные и тяжелые предметы. Сейфы, большие копировальные машины, широкоформатные принтеры и т.п. — все эти вещи невозможно перевезти без применения такелажных работ. В этом случае альтернативы обращения к специалистам практически нет. Риски повредить дорогостоящее имущество слишком велики.
• Недостаток рабочей силы. Обычно, на первый взгляд, сотрудников компании вполне достаточно для осуществления самостоятельного переезда. Но на самом деле, мало кто из работников фирмы способен в полной мере принять на себя роль грузчика. Поэтому еще на стадии подготовки стоит трезво оценить, как физические возможности персонала, так и его мотивацию. Если самостоятельных сил объективно не хватает, лучше заранее обратиться к специализированным агентствам, чтобы не нести в дальнейшем дополнительных затрат из-за затянувшегося переезда;
• Повреждение имущества. Переезд всегда предполагает некоторые риски. Конечно, специалисты по такелажным и транспортировочным работам сводят их к минимуму, но полностью исключить возможные повреждения не может никто. Поэтому мувинговые агентства берут на себя полную ответственность за поврежденное при переезде имущество;
• Сохранение рабочего микроклимата. Переезд может сплотить коллектив, как и любое совместное действие, но здесь главное не требовать от людей большего, чем они могут. Если работа грузчика будет явно физически или морально не посильна персоналу компании, то вместо того чтобы дружно идти к поставленной цели, они будут внимательно наблюдать, не перенес ли кто-нибудь меньше столов, чем он.

Офисный переезд — это, в любом случае, испытание для персонала и финансовые потери для компании, но эти потери можно сократить, если поручить профессионалам выполнение хотя бы наиболее сложных работ.